实施OA系统   提升管理水平

构建森达热电持续优质高效发展的现代网络服务平台

——闵长高同志在实施OA系统工作部署会议上的讲话

（二00七年五月八日）

同志们：

年初召开的总公司工作会议上，我们将实施OA系统列为年度工作的一项重点内容，期望通过OA系统的实施，提升管理水平，提升工作效率，提升经济效益。我们今天的会议，就是对实施OA系统进行专项部署，动员全司上下统一思想，统一步调，统一要求，确保如期建好OA系统，全面用好OA系统，为森达热电持续优质高效发展提供可靠的现代网络服务平台。这里，我根据总公司领导班子研究的意见，讲三个方面的问题，供大家传达落实。

一、统一思想，充分认识实施OA系统的必要性

OA是OFFICE  AUTOMATION的缩写，中文一般称为网络办公系统，是一项运用计算机技术，借助于网络平台，对企业内部和外部资源进行有效整合，进而实现信息互通、资源共享、实时报告、网上办理的一项管理系统。从现实来看，实施OA系统是利用技术手段提高办公效率，而且是优化企业办公方式、提升决策水平、提高办事效率的重要工具。对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统，能够运用科学的数学模型，通过企业内外部信息互通，为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言，OA是信息管理系统，能够运用业务各环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，提高经营效率；对于普通员工而言，OA是事务与业务处理系统，能够为员工提供良好的办公手段和资料服务，提供学习提高的平台，达到准确、高效、愉快地工作。就我们热电总公司目前的现状来看，实施OA系统，需要从以下四点来认识：

1、是企业自身发展的内在需求。现代企业各项决策与管理活动的实施，都必须建立在充分占有真实、准确、及时的信息基础上，用信息流主导物流、资金流是现代企业的发展趋向。从一定意义上讲，企业决策、管理的过程，包括生产营运的过程，实际上就是对信息把握、分析、运用和决断的过程，信息不对称往往是延误决策时机、造成决策失误、带来执行偏差的重要因素。尤其是对于我们森达热电来讲，属于技术密集型企业，其内部生产、供应、销售及资金保障、行政服务等各个方面十分复杂，各个部门、各个岗位都是企业运行系统的重要组成部分，既相互联系，又相互影响，既相互服务，又相互制约，围绕工作目标协调运转，缺一不可，无论哪个方面、哪个环节出现一点障碍和问题，都会影响整体运行的速度、质量及效果。加上森达热电分布三地，空间距离较大容易带来信息沟通不畅，在同总公司本部的沟通和及生产、供应等方面对接上，增加了不少的难度，更需要我们借助于网络平台上的0A系统，实现信息共享、资源整合，把路途上的远距离转化为网络上的无距离，即使各个层面的管理者远在千里之外，也都能几乎达到临场指挥的效果。

2、是降低运行成本的有效途径。企业的成本可分为有形的物耗成本、资金成本和无形的时间成本、内部交易成本等方面。从有形物耗成本方面来讲，实施0A系统后，企业设备材料、各类物资及办公设施、办公用品等方面的需求情况、库存情况均在系统上如实反映，包括供应客户的资料、供应价格情况也都一目了然，可以大限度地降低库存，减少资金占用，达到保证供应的目的。同时，将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸成本，都会有较大幅度的节约。从无形的时间成本方面看，实施0A系统后，企业内外部各类文书材料的起草呈批，各个方面报表的报送传递，各项通知及决策指令的下达，各个方面情况的汇报，均可通过网络平台实现即时性流转，实现工作流程的自动化，有许多项工作不用跑来跑去，当面等候审批，大大缩短传输时间，而且破除了企业原有的上下级之间、部门之间的办事“壁垒”和信息“孤岛”现象，提高工作效率，减少相互之间的交易成本，把时间转化为金钱。与时同时，包括企业各项规章制度、决议决定、业务交流、动态新闻、公告事项等内容，都能通过0A系统向全体员工开放，成为员工了解企业文化、规范个人行为的依据，能够有效地减少员工直接培训成本，拓展员工教育的渠道。

3、是强化内部监督的重要手段。依托于网络平台而建立的0A系统，是面向企业内部各个工作岗位而建立、设置的，企业的各项活动几乎全面处于公开、透明的“阳光”式运作之中。既是管理者和绝大多数员工履行岗位职责的重要工具，又是各自岗位目标任务完成状况的真实记录；既是领导及管理层下达任务、布置工作、颁发规章的渠道，又是员工向上级领导和相关部门提请解决问题的载体；既是上级对下级工作进度情况的实时监控，又对领导和相关部门对下指示、答复、提供支持情况的真实与实时反映。通过0A系统，企业各项决策的确定情况、各级各部门、各个岗位的实施状态，都能作出逐一客观反映，强化了对各项工作实施过程的控制，对于管理者掌握全面情况或是部门情况，检查各项任务、各项工作的进度，及时发现问题，提出解决性方案与措施，都有着十分积极的作用。0A系统同时也便于下级和员工及时掌握了解管理者和上级部门领导履行职责情况，对各项决策、指示、答复、协调是否及时、得体作出评判，实际上也是对管理者、领导者是否作为的有力监督，同时还可以通过对应作为而不作为者适时谏议，进而达到上与下的双向监督，全面提高执行力，保证各项工作落实到位。

4、是推进管理创新的必然取向。企业，离不开管理。森达热电随着营运规模的扩大，企业管理的复杂程度也就会随之提高；随着市场竞争的不断加剧，企业各项工作运行的速率必须随之加快。如果我们所依赖的仍然是手工管理、人治管理、粗放管理和经验管理，势必弱化管理，势必慢人一拍。事实上，我们目前管理中存在的情况不明、职责不清、相互扯皮、执行不到位等问题，固然与我们的管理思想不够先进、管理制度不够健全、管理督查不够得力等方面原因有关，与管理手段的落后陈旧，也有着十分紧密的联系。由于管理手段的滞后，带来管理信息缺乏完整性，传递速度缺乏实时性，管理者难以准确、及时掌握企业内部物流、资金流的真实情况，也就难以正确、迅速地作出相应决策，对各项决定、制度、指令执行情况的了解也容易是凭印象，缺少di一现场、di一时间的了解和把握，造成管理工作中的被动，往往是放“马后炮”，很难打“预防针”，导致一些问题久拖不决，一些错误一犯再犯。再从另一个方面看，管理创新的一项重要内容是制度创新，是从人治向法治转变，而我们现在管理中人治的现象还比较严重，许多情况下还是人管人，缺乏用制度管理的经验。通过OA系统的实施，对管理者和执行者的行为都是一种强制性的规范，要求管理者通过制定相关“游戏”规则，行使管理者的职责，用制度规范人，用制度管好人；要求执行者按制度操作，按规范落实。

总而言之，实施0A系统，是企业发展的必然，是市场竞争的必须，是管理创新的必要。我们一定要从建设热电企业出发，充分认清实施0A系统的重要性和客观必然性，坚决打赢这场“软”投入的攻坚战役。

二、面向实际，明确0A系统的实施步骤

我们设计的0A系统，一切着眼于企业实际需要，着眼于解决企业目前存在的问题，着眼于提高工作效率，主要包括办公自动化、设备材料及燃料管理、物资管理、生产运行四大模块，拟用三个月的时间实施到位。主要分为五个阶段。

1、动员准备阶段。主要是召开动员会议，建立0A系统实施领导小组和工作班子，制定相关工作制度，与委托方XXX公司签订实施协议书，明确双方的职责权利与义务。

2、需求调查阶段。发动全公司各部门、各岗位进行深入的调查研究，主要明确两个方面的内容：一是明确本部门、本岗位的工作职能及其具体工作事项；二是明确本部门、本岗位需提请公司领导及相关部门协调解决的事项。在进行调查研究的过程中，要坚持做到三点：一要真实，所有列出的事项都必须是实际工作已经遇到，或必将遇到的，不能想当然，提供不真实的信息；二要过细，要将各项职责及需求具体化，详细反映到每一个工作环节、每一项具体材料，不能是凭主观匡估；三要全面，就是要纵向到底、横向到边，不留死角，这样，才能使设计的OA系统满足生产经营和各项决策、管理的需求。

3、系统配套阶段。根据企业总体工作目标任务及各部门、各岗位的职责及需求，重组物料流程和工作流程，优化筛选，确定路径，建立起系统数据库，并设计出相关软件改进系统。

4、上线运用阶段。将设计出的OA系统在公司内部全面试运行，通过实际运用及时发现存在的不足，提出整改的要求，交由委托方修改完善，使之更加贴近企业需要，满足各部门、各岗位的实际需求。

5、集成优化阶段。通过前期试运行的谋合，实现企业内部各部门、各岗位信息及需求的相互贯通，真正搭建起畅通无阻的网络平台。

三、强势推进，保证0A系统实施到位

实施0A系统，不单纯是运用一种网络工具，更是推广一种先进的管理理念，是一场深刻的管理创新，是对我们传统的经验管理、行政管理和粗放管理的挑战，也是对我们队伍素质的一次检验。

首先，要澄清种种模糊认识。一要澄清OA系统深奥莫测，我们文化水平低，运用不了的认识。应当承认，OA系统软件，确实属于高知识层次领域，但我们不是去开发这一软件，而是运用这一软件，而且运用的是一个比较成熟的软件，只要我们全身心投入，完全能够运用自如、得心应手。二要澄清OA系统复杂庞大，我们管理基础差，推行不了的认识。我们的管理基础还不扎实，这是现实，但也应当看到实施OA系统将从基础一步一步抓起，这就为我们提供了一个全面的补课机会，更重要的是我们对此已有充分的思想准备和组织准备，只要按规程认真执行，按项目组的要求去做，就一定能够顺利推行下去。三要澄清OA系统是成熟的应用软件，拿来就行，用了就管用的认识。OA系统本质上讲，是一种先进的管理思想，而不只是一种技术，不能简单地认为是企业活动的计算机化，它强调要用全局的观点对待企业的全部生产经营活动和各项管理行为。因此，不是买了计算机，买了软件，拿过来组装起来就行了，就算建立起OA系统了。它需要我们各部门都参与其中，共同分析现有业务流程，提出存在问题，以及对流程重组的具体要求和建议，共同研究设计我们今后的业务流程，对软件进行修改、改进和升级，使XX公司的OA系统软件，贴近我们的实际，融进我们思想，适合我们的要求。

2、要坚决执行公司决定。一是服从项目组的统一指挥。实施OA系统是我们当前的一项中心工作，所有部门、岗位都要服从、服务于项目组的指挥，不得有任何借口。二是服从项目组的安排。抽调至项目组的同志虽然是为各部门今后工作服务的，但在抽调期间一切服从项目组的统一安排，工作不能分心。三是服从项目组的业务指导。OA系统实施涉及到企业的许多方面，所有部门都得要服务项目组的具体管理，不得有任何阻力。四是服从整体利益。实施OA系统会牵涉到公司的上上下下、方方面面，甚至会和一些部门的利益、具体的工作发生某些冲突，在发生冲突时，各部门、各个人必须要以全局利益为重，做到利益上服从、时间上服从、人员上服从，不得有任何消极行为。

第三、要积极参与专项培训。可以这么说，培训工作不到位，OA系统的实施就不会达到预期效果。因此，培训工作十分重要。对培训工作要明确培训内容、培训制度、考核办法，参培情况、培训效果、考核成绩要作为年度评优的重要依据，作为能否通过OA上岗考核的重要指标。对培训不主动、不积极者要予以严肃批评，甚至行政处理。今后，所有上岗人员都要通过公司组织的OA系统上岗考试，持证上岗。实施OA系统后，公司的管理将不再依赖于哪一个人，而是依赖于整个OA系统，每个管理岗位都将通过OA系统的运用行使自己的权力。凡不学会使用OA系统从事本职工作者，就无法胜任岗位工作。

第四、要认真执行运行规范。OA系统之所以能够提高我们的工作效率，重要的因素就是工作的规范性。工作扯皮、效率低下的主要原因，也就是工作不规范。因此，在流程的制定上，一定要高起点、高标准，要从提升企业竞争力、快速响应市场、大化创造效益的角度来研究、制定和改造我们的业务流程。对一经确定的业务流程，必须严格、规范地定义在OA系统中，体现在具体运行过程中。任何人都无权单方面更改业务流程，或不按照定义后的业务流程运行。业务流程的改变，一定要通过有关组织的论证、研讨并经过总公司会办同意。业务流程重组，将打破部门之间的权力和职责界限，甚至涉及到工作的重新分工、岗位的重新设置、利益的重新分配等，各部门一定要站在全局的利益、长远的发展角度来思考、来对待，决不允许为个人利益、部门利益而影响OA系统全面实施现象的发生。

同志们，实施OA系统的攻坚战已经打响，能否取得这一战役的决定性胜利，关系到我们能否创造新的成本优势、管理优势，而且关系到我们每个人在森达热电能否更快、生存发展；关系到我们能否继续保持同行先进地位，而且关系到森达热电运行期的持续优质高效发展。因此，需要我们高度重视、全力以赴、全心投入，坚决打赢OA系统实施攻坚战，把我们的整体管理素质提升到一个新境界。